Създаването на фактура е важна стъпка при управлението на бизнес. Фактурата ви помага да следите услугите или продуктите, които предоставяте, както и средствата, които получавате в резултат на това. Когато създавате фактура, има няколко ключови елемента, които трябва да включите. В горната част на фактурата трябва да включите името на фирмата си и информация за контакт, така че клиентите да знаят към кого да се обръщат с въпроси или проблеми. След това трябва да изброите артикулите или услугите, които сте предоставили, и свързаните с тях разходи, заедно с всички приложими данъци или такси. За да помогнете допълнително на клиента да разбере стойността на тези услуги, не забравяйте да включите и всички отстъпки или промоции, които могат да се прилагат. И накрая, трябва да решите как и кога да извършите плащането по фактурата. Някои фирми предпочитат да издават фактури за частично авансово плащане; други изчакват, докато се дължи цялата сума. Освен това някои предприятия предпочитат конкретен начин на плащане, например в брой, с чек или с кредитна карта, докато други са готови да приемат всяка възможност за плащане, предложена от техния клиент.

Когато изпращате фактура на клиент, има няколко важни стъпки, които трябва да предприемете, за да гарантирате, че процесът ще протече възможно най-гладко. Първо, от решаващо значение е да оформите фактурата си по ясен и кратък начин, като включите всички важни подробности, като например името на клиента, името на продукта или услугата и количеството, дължимата сума, условията за плащане, датата на падежа и всякаква съответна информация за контакт. Преди да изпратите фактурата, не забравяйте да проверите два пъти точността на цялата тази информация. След като сте финализирали фактурата, е важно да я изпратите в подходящо време и на подходяща платформа. Това може да варира в зависимост от нуждите и предпочитанията на клиентите ви; някои клиенти може да предпочитат да получават фактури по електронна поща или чрез текстово съобщение, докато други може да предпочитат физическо копие на хартиен носител, изпратено по обикновена поща. Независимо от начина, по който изберете да изпратите фактурата си, уверете се, че го правите доста преди крайния срок за плащане, за да няма риск клиентът да я пропусне или да забрави за нея. Като цяло, ключът към успешното фактуриране е да бъдете организирани и ефективни по време на целия процес.

Ако сте получили неплатена фактура, не изпадайте в паника. Има няколко неща, които можете да направите, за да разрешите ситуацията. Първо, проверете дали не е имало недоразумение относно това какви услуги са били предоставени или какви продукти са били закупени. Ако е така, можете да се свържете с клиента и да се опитате да изясните ситуацията. Понякога е необходимо само едно бързо телефонно обаждане или имейл, за да се изясни всяко объркване. Ако не е имало недоразумение, тогава ще трябва да предприемете по-агресивен подход. Можете да започнете, като изпратите напомнящ имейл или писмо, в което да изложите за какво е фактурата и кога трябва да се плати. Ако не получите отговор, може да се наложи да наемете агенция за събиране на вземания. Това може да е скъпо, но може да се наложи, за да получите плащане. Какъвто и път да изберете, уверете се, че съхранявате записи на цялата си кореспонденция с клиента. Това ще ви помогне да изградите аргументи, ако се наложи да предприемете правни действия.

Изготвянето на фактури може да бъде трудоемка и досадна задача, особено ако трябва да изпратите голям брой фактури. Има обаче няколко неща, които можете да направите, за да намалите броя на фактурите, които трябва да изпратите. Един от начините да намалите броя на фактурите, които трябва да изпращате, е да изпращате фактури на пакетни принципни групи. Това означава да изпращате една фактура за цялата работа, която сте извършили за определен период от време, вместо да изпращате множество фактури за всяка отделна работа. Това може да ви спести значително време, тъй като трябва да създадете и изпратите само една фактура, а не множество фактури. Друг начин да намалите броя на фактурите, които трябва да изпратите, е да предложите отстъпки за ранно плащане. Този стимул може да насърчи клиентите ви да плащат Фактурите си по-рано, което означава, че няма да е необходимо да изпращате толкова много Фактури като цяло. И накрая, можете да намалите броя на фактурите, които трябва да изпращате, като използвате автоматизиран софтуер за фактуриране. Този софтуер може да генерира и изпраща Фактури от ваше име, което може да ви спести значително количество време и усилия.