Когато изготвяте фактура, трябва да включите няколко основни елемента от информацията. Първо, важно е да се определят ясни крайни срокове за плащане. Фактурите трябва да съдържат изричен краен срок за плащане, както и всички санкции или лихви, които могат да се прилагат, ако плащанията се извършват след посочения краен срок. Освен това фактурите трябва ясно да посочват дължимата сума, включително всички необходими подробности за отстъпки или данъци. И накрая, фактурите трябва да включват и съответната информация за контакт, така че клиентите да могат лесно да се свържат с тях при всякакви въпроси или притеснения относно фактурата. Като цяло, пълната и добре оформена фактура играе съществена роля за проследяване на плащанията и за разрешаване на всички проблеми, които могат да възникнат с клиентите.

Фактурите могат да бъдат объркващи, особено ако сте начинаещи в управлението на бизнес. Нека разясним как се изчислява общата дължима сума във фактурата, както и някои често срещани термини във фактурата Първото нещо, което ще трябва да направите, е да изчислите стойността на стоките или услугите, които сте предоставили. Това ще бъде вашата "брутна сума" След това ще трябва да добавите всички приложими данъци. В Съединените щати това е данъкът върху продажбите. След като добавите сумата на данъка, ще получите "общата сума преди отстъпка" Ако сте предложили на клиента си отстъпка за ранно плащане, трябва да я извадите от общата сума преди отстъпката. Резултатът е вашата "нетна сума" И накрая, ако включвате разходи за доставка и обработка, трябва да добавите и тях. Крайният резултат е вашата "обща дължима сума" Това са основните принципи за изчисляване на общата дължима сума по фактура.

Всеки собственик на бизнес знае, че навременните плащания са от съществено значение за гладкото функциониране на предприятието. Но какво да направите, когато клиент закъснее с плащането или оспори фактура? Ето няколко съвета за справяне със закъснели плащания или оспорени фактури: - Поставете ясни крайни срокове за плащане на фактурите и предприемете незабавни последващи действия, ако плащанията не са получени до крайния срок. - Съхранявайте точни записи на цялата кореспонденция с клиента, включително всички дадени обещания за плащане на дължимото салдо. - Ако е необходимо, ангажирайте агенция за събиране на вземания, която да ви помогне да възстановите дължимите средства. - Избягвайте да давате отстъпки или удължени срокове за плащане на клиенти, които постоянно закъсняват с плащането. Това само ги насърчава да продължат да се държат по този начин. Като предприемете тези стъпки, можете да сведете до минимум въздействието на закъснелите плащания или оспорените фактури върху вашия бизнес.

Фактурирането и обработката на плащания от клиенти може да бъде труден процес, особено ако работите с голям брой клиенти. За да осигурите гладко протичане на процеса на фактуриране, е важно да определите ясни срокове за фактуриране и обработка на плащанията. Това може да включва установяване на крайни срокове за плащане от страна на клиентите, както и определяне на ясни очаквания за това кога ще изпращате фактури и ще проследявате неизвършените плащания. Освен това е полезно да разполагате с рационализирана система, която ви позволява лесно да проследявате плащанията на клиентите и да следите за неизплатените суми. Като следвате тези най-добри практики за фактуриране и обработка на плащания от клиенти, можете да оптимизирате процесите си и да сведете до минимум риска от пропуснати срокове или пропуснати възможности за получаване на плащане.