Фактури - всичко за фактурите и тяхното приложение

26.05.2022 Admin 253

Макар да изглежда проста задача, фактурирането всъщност е един от най-важните аспекти на успешното управление на бизнеса. Правилното издаване на фактури помага да се гарантира, че ще ви бъде платено навреме, а и също така помага да следите финансите си. Има няколко ключови неща, които трябва да имате предвид. 

Какво е фактура? 
Фактурата е документ, който съдържа подробностите за дадена продажба, включително количеството и цената на продадените стоки или услуги. Тя се изпраща от продавача на клиента, за да може той да плати за покупката. Обикновено фактурата включва датата на продажбата, датата на плащането и информация за контакт с продавача. За да създадат фактура, предприятията могат да използват счетоводен софтуер или онлайн генератори на фактури. Когато създават фактура, предприятията трябва да включат логото на компанията си, името на фирмата и адреса. Те трябва да добавят и кратко описание на продадените стоки или услуги, продадените количества и начислените цени. И накрая, фирмите трябва да включат своите условия за плащане и информация за контакт, така че клиентите да могат лесно да се свържат с тях, за да извършат плащане. Важно е също така да включите ДДС, ако фирмата ви е регистрирана за него, тъй като това ще се отрази на общата дължима сума. След като създадете работещ за вас шаблон, не забравяйте да го запазите, за да можете лесно да генерирате фактури в бъдеще. С малко планиране издаването на фактури може да стане лесно. 
Фактурата съдържа повече подробности от стандартната касова бележка, като например количеството и цената на всеки закупен артикул, общата дължима сума и условията за плащане. Условията за плащане могат да посочват кога е дължима фактурата, всички отстъпки, които са налични за ранно плащане, и всички такси, които ще бъдат приложени за забавено плащане. Предприятията изпращат фактури по електронна поща или почти всеки друг метод за писмена комуникация. Чрез изпращането на фактурата, предприятията гарантират, че техните клиенти получават съответния набор от стоки или услуги, както и че са наясно с всички условия, които да бъдат изпълнени. Освен това, фактурите са важни както за одитни, така и за счетоводни цели. Те осигуряват запис на предоставените стоки или услуги и могат да се използват за проследяване на плащанията и съгласуване на сметките. В резултат на това предприятията трябва да се погрижат да гарантират, че техните фактури са точни и актуални.

Защо е необходимо издаването на фактури?
Търговците трябва да издават фактури за извършените от тях доставки на други предприятия и физически лица. Целта на фактурата е двойна: първо, тя действа като правен документ, който показва, че стоките или услугите действително са доставени и че сумата по фактурата е дължима или платена. Второ, тя предоставя доказателство за сделката, ако на по-късен етап възникнат спорове. Накратко, фактурата защитава както доставчика, така и клиента. Ако клиентът все още дължи въпросната сума, доставчикът може да предприеме правни действия срещу него в съда въз основа на неплатената сума по фактурата, за да потърси обезщетение и да получи дължимото плащане. По същия начин, ако фактурата е платена, тя може да послужи като доказателство, че стоките са доставени, като по този начин се намалява потенциалната отговорност. Следователно фактурирането е необходима част от осъществяването на стопанска дейност. 
Периодът на издаване на фактурата е ключов момент в процеса на плащане. Това са петте дни от датата, на която е извършено плащането, и се нарича данъчно събитие. Този момент може да настъпи и преди плащането и е обичайна практика да се издава фактура преди плащането. Ясно е, че не трябва да пропускате да издадете такава, но ако все пак го направите, по-добре е да я издадете в момента, в който осъзнаете грешката си, отколкото да не го направите. Ако пропуснете периода за издаване на фактура, може да бъдете задължени да платите лихви и неустойки. Освен това клиентът ви може да откаже да плати или да поиска отстъпка. За да избегнете тези проблеми, е важно да сте наясно с периода за издаване на фактури и да се уверите, че издавате фактури своевременно.
Когато става въпрос за издаване на фактури, трябва да имате предвид няколко неща. На първо място, трябва да знаете, че не е необходим подпис или печат, за да бъде валидна фактурата. Това беше променено още през 2007 г. и 2011 г., така че ако все още правите нещата по старомодния начин, е време да актуализирате методите си. Второ, целият процес от изготвянето на фактурата до нейното изпращане може да изглежда доста сложен, но за щастие вече има редица електронни платформи, които значително улесняват нещата. С тези платформи можете да издавате електронни фактури с лекота и без никакъв стрес. Така че, ако търсите по-добър начин да се справите с нуждите си от фактуриране, не забравяйте да проверите една от тези платформи днес.

Видове фактури
В зависимост от вида на бизнеса се използват различни видове фактури. Най-често срещаните са: стандартни, търговски, периодични, проформа фактура, ДДС. 
Стандартните фактури отбелязват продажбата между търговеца и клиента. Те представляват изискване за извършване на плащане на определена дата и са най-често срещаният вид. Търговските фактури обикновено се използват за международни пратки и са изискване на митническите служители. Те съдържат описание на разходите, което е сравнително подробно. Периодичните фактури се изпращат на клиентите за услуги или продукти, които се повтарят, както и за необходимостта от периодични плащания. Абонаментите са пример за периодични фактури.  Повечето предприятия са запознати с понятието проформа фактура. Това е документ, който обикновено се използва в ситуации, в които купувачът е изразил интерес към закупуване на стоки или услуги от продавача, но все още не е сключен договор. В проформа фактурата се посочват броят на артикулите, описанието на артикулите, техните цени и ДДС, когато е приложимо, както и всякакви други подробности, които да направят първоначалния интерес на купувача към вашите продукти малко по-официален. Тук думата "първоначален" е важна, защото проформа фактурата е предварителна сметка за разходите, която се изпраща на клиента, преди търговецът да достави продукти или да извърши услуга.. В някои случаи проформа фактурата може да бъде обвързваща, но в повечето случаи тя просто дава представа за разходите. Те могат да бъдат полезни, за да могат двете страни да разберат по-добре с какво вероятно ще имат работа, когато се стигне до договаряне на окончателна цена.
ДДС се начислява върху стойността на всички закупени стоки или получени услуги и се заплаща от купувача за извършените от него покупки на стоки или услуги. Стойността на данъка се включва в покупната цена на стоките. Това прави ДДС много ефективен начин за събиране на приходи, но предприятията трябва да бъдат много внимателни при ценообразуването на своите стоки и услуги, тъй като трябва да гарантират, че включват правилния размер на ДДС в цените си. Ако не го направят, те могат да бъдат подведени под отговорност за евентуално непълно плащане на ДДС. Той е лесен за прилагане на практика, а месечното му отчитане позволява систематичен контрол на средствата, инвестирани в бизнеса. Предприятията обаче могат да възстановят ДДС, платен за стоки и услуги, използвани за търговската им дейност, така че в крайна сметка им се възстановява само данъкът, платен за вложените ресурси. Основното предимство на ДДС за предприятията е, че той осигурява ползи за паричните потоци, тъй като предприятията могат да възстановяват начисления ДДС ежемесечно или на тримесечие, вместо да чакат края на финансовата година. Това означава, че предприятията имат достъп до жизненоважен оборотен капитал по-рано. 

Как се изпраща фактура? 
Както вече споменахме лесен начин за организиране на фактурите е използването на онлайн софтуер за фактуриране. Този тип софтуер предлага голямо разнообразие от функции, които могат да ви спестят време и пари. Например, можете да създавате различни шаблони за различни видове фактури. Можете също така да настроите повтарящи се фактури, така че да не се налага да въвеждате една и съща информация отново и отново. Освен това софтуерът за онлайн фактуриране често се интегрира с други бизнес приложения, като например счетоводен софтуер. Това означава, че можете автоматично да генерирате фактури въз основа на транзакциите в счетоводния софтуер. Използването на софтуер за онлайн фактуриране може да ви помогне да спестите време и да станете по-организирани в процеса на фактуриране на вашия бизнес.

Заключение
Фактурата е документ, в който се записва кога трябва да се извърши плащане в бъдеще, каква сума се дължи, за какво и от кого. Съществуват няколко различни вида фактури, които можете да изпращате, но основните характеристики остават едни и същи. В крайна сметка фактурата ви помага да проследявате всички дължими плащания и да гарантирате спазването на закона. Макар че може да не е най-интересната част от бизнеса, фактурирането е съществен компонент от успешната дейност. Не го забравяйте! 


Последни новини

21 Jul 2022

Работа в чужбина от дома ви в България

Ако сте живеещ в България и в процес на търсене на подходяща работа, може би се чудите дали е възможно да намерите онлайн работа в чужбина, която да вършите от уюта на собствения си дом. Отгов...
13 Jul 2022

Отговорната професия - счетоводител

Професията на счетоводителя е една от най-популярните и търсени на съвременния пазар на труда. Това се дължи на факта, че почти всяка организация, както търговска, така и нетърговска се нужд...