Тайм Мениджмънт-Управление на времето при счетоводителите

17.02.2020 Admin 415
Днес съвременния счетоводител работи в режим на високо напрежение, като постоянно обработва огромна информация, попълва различни документи, спазва срокове, изготвя финансови отчети, работи със специализиран счетоводен софтуер, а също така работи с данъци и институции. 

Предвид натовареността на работните задължения и ежедневното следене на промените в законодателството, то 8-часовият работен ден на един счетоводител почти никога не му стига. Поради тази причина често отлага някои от задачите си за следващия ден или ги прехвърля за по-нататък във времето.

В тази статия ще научите как счетоводителите да се впуснат в този бърз работен ритъм и как да планират правилно времето си в своя работен ден, така че да се справят спокойно с всичките си задължения. Правилата на тайм мениджмънта (управление на времето), които ще ви представим се използват от успешни бизнес лидери и известни личности за повишаване на личната и професионална ефективност.

Всички ние притежаваме едно и също нещо в равно количество - това е времето (24 часа в денонощието)! Но защо някои успяват да изградят голяма компания от нулата и печелят милиони, а други, също имащи 24 часа в денонощието, работят монотонна и ниско платена работа? Разбира се, причините могат да бъдат много, но една от тях е неправилното използване на това време, с което ние всички в еднаква степен разполагаме. Хората, които са постигнали успех са планиращите хора, те планират всичко както работното, така и личното си време.

"Времето лети – това е лошата новина. Добрата новина – вие сте пилот на своето време!"

Тайм мениджмънтът е съвременно умение за управление на времето в професионалния и ежедневен живот. То е от полза на всеки финансов специалист, който иска да е успешен в работата си. Правилно управление на времето отговаря на въпросите: какво, за кого и защо?

Разумното управление на времето не означава някакъв строг план-график на вашия ден, който стриктно трябва да следите, тъй като това само ще Ви натовари още повече да живеете такъв "шаблонен живот" по график. Целта на тайм мениджмънтът е да определите приоритети си и правилно да планирате работата си.

По-долу сме изброили някои от най-ефективните техники за управление на времето, които носят полза на счетоводителят и му помагат да увеличи своята ефективност в работата си.

Правило 1 - Научете се да подреждате по приоритети.

Разпределете и планирайте задачите си по отношение на спешност и важност. Може да използвате съвременният инструмент за определяне на приоритетите-техниката на Айзенхауер. Този метод е прост и ефективен, който включва разпределението на планираните задачи по отношение на спешност и важност. Чрез този формат може да вписвате ежедневни си дела, за да имате представа откъде да започнете.

Спешно и важно – това са неотложни, спешни задачи, с които да се захванете незабавно. Тези задачи не могат да се отложат за по-късно и е необходимо веднага да им се обърне внимание - например, спешно плащане,  да се изпрати даден отчет и др.

Важно, но не е спешно-тези дела са важни да се направят, но могат да бъдат отложени за известно време. Това могат да бъдат: запознаване с промени в данъчното законодателство, да се обсъдят дадени справки за данъчната служба, попълване на баланс и други. Някои от тези задачи могат да преминават в категория “спешни и важни”, затова е добре още на този етап да им обърнете внимание преди да станат неотложни и притеснителни.

Спешно, но не важно-тези задачи не са от първостепенно значение, но същевременно изискват внимание. Това могат да бъдат рутинни дейности като: отговаряне на имейл, говорене по телефона и др.

Не е спешно и не е важно-това са задачи, които не са важни и биха могли да се отложат за по-нататък във времето, а дори и да се зачеркнат от списъка.

Правило 2 - “Яжте жабата на закуска!” 

Какво означава това? “Жаба” са най-трудните, неприятни и неразбираеми, но много важни задачи, които трябва да отметнете в рамките на работния ден. Така  ги нарича успешният бизнес консултант, известен в целия свят писател, гуру по управление на времето – Брайън Трейси. Първото нещо с което трябва да се захванете в началото на работния си ден са именно най-тежките, сложни и неприятни "жаби"- задачи, за да ги отметнете и да не се притеснявате за тях.

Правило 3 - Спазвайте чистота и ред на работното си място.

Работните задължения минават по-лесно и приятно, когато се извършват в комфортна обстановка и на подредено бюро. Именно така работят винаги успешните счетоводители, бизнесмени и предприемачи. Ако около вас цари бъркотия и постоянно ровите, търсите нещо, това само ще ви забави да си свършите задачите. Създайте ред сред документите си, изхвърляйте ненужното, а файловете в компютъра съхранявайте в подредени папки. Нужно е само да отделяте по 10-15 минути дневно и това да се превърне във ваш полезен навик, който ще Ви превърне в организиран и подреден човек.

Правило 4 - Казвайте "НЕ" на безполезните дейности и умейте да отказвате!

Любезността е добро качество, но не се страхувайте да отказвате на конкретни хора, които нямат целенасоченост и предимно искат от вас неща, които не са от толкова голямо значение за вас. Времето е ценно и вие не трябва да допускате да го губите, когато друг човек икономисва от него за ваша сметка. Но тук не става въпрос за необходима помощ за ваш колега, приятел или познат. Не си струва загуба на ваши усилия относно всички “консуматори на време”, които само ви "пречат".

Правило 5 - Никога не пренебрегвайте почивката си!

По често си давайте паузи в така натовареният график, тъй като е много важно да се отпуснете и освежите за да сте в добра кондиция. Това може да бъде раздвижване на тялото, пиене на любима напитка, слушане на приятна музика, гледане през прозореца, излизане навън за кратка почивка - никога не ги пренебрегвайте! Когато счетоводителят има пълноценна почивка, той възстановява силите си и ефективността на труда се увеличава. Когато се отпускате, се опитайте да се абстрахирате от всичко останало около вас. Насладете се на почивката си, за да натрупате положителна енергия за следващата си задача.


Последни новини

27 May 2020

Безплатен отворен урок по Въведение в счетоводството в Счетоводната академия към Нет Ит

Счетоводното поле обхваща различни специалности. Те включват данъчно счетоводство, счетоводство на дълготрайни активи и оперативно счетоводство. Оперативното счетоводство се фокусира, въ...
30 Mar 2020

Осигурителни вноски и осигурителен доход

Социалното осигуряване е механизъм, посредством който се набират средства, формира се специален осигурителен фонд и средствата се предоставят посредством разпределение на - 5 - членовете на ...