Електронни фактури

В днешния забързан и постоянно променящ се бизнес свят възможността за издаване и управление на фактури по електронен път е от съществено значение. Отминаха дните на хартиените фактури, които лесно могат да бъдат изгубени или повредени. С електронното фактуриране фирмите могат бързо и лесно да изпращат документи на клиенти и контрагенти само с едно натискане на бутон. Това не само спестява време и пари, но и помага да се гарантира, че счетоводните документи са точни и актуални. Освен това електронното фактуриране улеснява проследяването на плащанията и разрешаването на евентуални спорове при фактуриране. В резултат на това е ясно, че електронното фактуриране е вълната на бъдещето.

Кои са предимствата на електронните фактури?

Съществуват редица причини, поради които търговците предпочитат да издават електронни фактури. Може би най-същественото предимство е намаляването на разходите. При традиционното издаване на фактури на хартиен носител са необходими редица консумативи, като хартия, мастило за принтер и пликове. С преминаването към електронно фактуриране тези разходи могат да бъдат значително намалени. Освен това електронните фактури се изготвят много по-бързо и лесно. Цялата необходима информация може да бъде въведена в компютърна система, а след това фактурата може да бъде изпратена само с няколко кликвания на мишката. Това е много по-бърз и по-ефективен процес от традиционния метод за създаване на фактури на хартия. И накрая, друго предимство на електронното фактуриране е, че то е по-щадящо за околната среда. При създаването на електронна фактура не е необходимо да се използва хартия или други ресурси, което спомага за намаляване на въглеродния отпечатък на вашата компания. Като цяло е ясно, че издаването на електронни фактури има много предимства, което ги прави предпочитан избор за много търговци.

Не може да се подценява фактът, че издаването на електронна фактура свежда до минимум грешките при подреждането, дублирането на номера, анулирането и архивирането на документи. Чрез използването на онлайн фактуриране всеки търговец може бързо да провери и да получи отдалечен достъп до издадените фактури. Освен това законът позволява издадените фактури да се съхраняват в електронен архив, което е улеснение при следенето на сроковете за тяхното съхранение и правилното им осчетоводяване. По този начин онлайн издаването на фактури осигурява много ползи и предимства за предприятия от всякакъв мащаб. Може би най-същественото предимство е спестяването на време и разходи, което може да се постигне чрез използването на тази безхартиена система. В свят, в който бързината и ефективността са от първостепенно значение, онлайн фактурирането е ясен избор за фирмите, които искат да рационализират дейността си.

Имат ли недостатък електронните фактури?

Макар че електронното фактуриране има много предимства, има и един недостатък, за който предприятията трябва да знаят. Тъй като не всички предприятия използват електронно фактуриране, може да се окажете в ситуация, в която трябва да въвеждате фактури в сайта ръчно. Това може да създаде затруднения, особено ако имате голям брой фактури за въвеждане. Освен това, ако решите да продължите да използвате хартиени фактури, ще трябва да поддържате хартиен архив в допълнение към системата за електронно фактуриране. Това може да отнеме много време и да добави ненужен безпорядък в офиса ви. Въпреки това предимствата на електронното фактуриране (като например възможността да проследявате плащанията и да управлявате по-лесно финансите си) надвишават недостатъците. В крайна сметка всеки бизнес сам решава дали електронното фактуриране е подходящо за него.

Съществуват много различни програми за онлайн фактуриране и може да е трудно да се ориентирате коя да изберете. Трябва да се уверите, че избраната от вас програма е съвместима с възможно най-много други програми, за да избегнете фрагментиране на информацията и загуба на ефективност. Помнете, че ако изберете програма, която не е съвместима с други, може да се наложи да създавате множество акаунти в различни сайтове - което може да отнеме много време и да бъде разочароващо. Направете своето проучване и изберете програма за онлайн фактуриране, която ще ви спести време и неприятности в дългосрочен план. 

Нужен ли е електронен подпис?

Когато става въпрос за издаване на електронни фактури, едно от важните съображения е дали те се нуждаят от електронен подпис или не. За да се отговори на този въпрос, е важно да се разбере, че когато се издава електронна фактура, тя се приема като технически носител (например PDF файл). Оттам тя може да бъде отпечатана и прехвърлена на хартия. Въпреки това, за да бъде фактурата правно обвързваща, тя трябва да съдържа саморъчен подпис от издателя. Този подпис може да бъде сканиран и добавен към електронната версия на фактурата или да бъде добавен към хартиеното копие. Така или иначе, без подпис електронната фактура не е правно обвързваща. Ето защо, ако издавате електронна фактура, не забравяйте да включите валиден електронен подпис.

Електронната фактура е инструмент, който беше разработен през последните години, за да направи фактурирането по-ефективно. Подобно на хартиената фактура, тя е документ, който съдържа описание на предоставените стоки или услуги и списък на съответните такси. Електронната фактура обаче се издава и изпраща по електронен път, което може да спести време и усилия както в процеса на издаване, така и в процеса на получаване. Въпреки че електронната фактура не изисква печат или подпис, тя трябва да бъде издадена в съответствие с изискванията на Закона за електронния документ и електронния подпис. Този закон гарантира, че електронните документи се третират със същото ниво на правна валидност като техните хартиени аналози. В резултат на това електронната фактура предоставя на предприятията удобен и надежден начин за фактуриране и отчитане.

Заключение

Както Законът за счетоводството, така и Законът за ДДС признават електронната фактура за правно валиден документ. Това означава, че предприятията могат да изпращат фактури по електронен път, без да се налага да използват хартия. Съдържанието на електронната фактура трябва да бъде същото като това на хартиената фактура, така че няма разлика между двата вида фактури по отношение на съдържанието. Единствената разлика е в начина на изпращане. Предприятията могат да изберат да изпращат фактурите си по електронен път, без да се налага да използват хартия. Това е удобно и ефикасно, а също така помага за опазването на дърветата и други ресурси. Следователно електронното фактуриране е добър избор за предприятия, които искат да бъдат екологични и ефективни.