Фактури онлайн

Какво е електронна фактура?

Електронната фактура или електронната фактура е цифрова версия на традиционната хартиена фактура. Подобно на хартиената фактура, електронната фактура трябва да включва някои задължителни данни, като например името и адреса на доставчика, датата на фактурата и описание на продадените стоки или услуги. Освен това електронните фактури трябва да се съхраняват в достъпен формат, така че да могат да се изтеглят и проверяват по всяко време. Електронните фактури имат редица предимства пред фактурите на хартиен носител. Те могат да се издават бързо и лесно и да се съхраняват в електронен вид, което спестява място и улеснява проследяването им. Освен това електронните фактури могат да се изпращат по електронен път, което често е по-бързо и по-удобно от изпращането на хартиени фактури по пощата. В резултат на това електронните фактури стават все по-популярни сред предприятията от всякакъв мащаб.

За да бъде валидна, електронната фактура трябва да отговаря на определени правни изисквания. Тези изисквания са посочени в чл. 114 и чл. 115 от Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС) и чл. 7 от Закона за счетоводството (ЗСч). Електронната фактура трябва да съдържа всички необходими реквизити, посочени в тези членове. Освен това получаването на електронната фактура трябва да бъде потвърдено от получателя. И накрая, трябва да се вземат мерки, за да се гарантира целостта, автентичността на произхода и целостта на съдържанието на електронната фактура. Ако отговаря на тези изисквания, електронната фактура може да се счита за валиден документ за правни цели.

Какви са предимствата на онлайн фактурите?

Използването на електронни фактури има много предимства. Може би най-очевидното предимство е, че се спестява време. В сравнение с хартиената фактура, издаването и изпращането на електронна фактура става за минути с помощта на електронна поща и интернет. Това може да спести значително количество време, особено за предприятия, които изпращат голям брой фактури. Друго предимство е, че се спестяват пари. Изпращането на фактура по обикновена поща или по куриер може да бъде доста скъпо, а закупуването на пакети с хартиени фактури също може да се увеличи. При електронното фактуриране няма такива разходи. Освен това електронните фактури са по-удобни от хартиените фактури. Достъпът до тях може да бъде осъществен по всяко време на деня и на всяко място, стига да разполагате с компютър с интернет връзка. Това може да бъде истинско спасение, ако трябва спешно да откриете фактура. Предимството на електронното фактуриране е и в това, че спестява място в офиса. Вече не сте затрупани с традиционни фактури, които могат да заемат много ценно място. И накрая, електронното фактуриране е по-сигурно от фактурирането на хартия. При хартиените фактури винаги съществува риск те да бъдат изгубени или повредени.

Необходим ли е електронен подпис?

Българското законодателство не изисква електронни подписи, печати нито за електронни, нито за хартиени фактури. Ако все пак искате да подпишете фактура или друг документ с електронен подпис, изтеглете го в PDF формат и подпишете файла локално. Това е най-лесният и сигурен начин. Всеки доставчик на електронен подпис има различен софтуер и начини на работа.

През последните години се наблюдава рязко увеличение на използването на електронни подписи. Някои фирми, продаващи платформи за електронни подписи, обаче правят неверни твърдения, че електронните подписи са задължителни в електронните фактури. Това е подвеждащо и разпространява погрешната идея, че електронните фактури не могат да бъдат правно валидни без електронен подпис. В действителност електронните фактури могат да бъдат също толкова правно валидни без електронен подпис, колкото и с него. Единственият случай, в който може да се изисква електронен подпис, е ако подписваният документ е предмет на Закона за електронните подписи в глобалната и националната търговия (ESIGN), който се прилага за определени видове договори. В противен случай предприятията не трябва да се чувстват принудени да използват електронни подписи в своите електронни фактури.

Има ли разлика между електронна и хартиена фактура?

Много предприятия преминават към електронно фактуриране и е лесно да се разбере защо. Електронните фактури изглеждат точно като традиционните хартиени фактури, но могат да се разглеждат на компютър в електронен формат. Това означава, че предприятията могат да използват този формат за отпечатване и изпращане на фактури по електронна поща, като по този начин спестяват време и пари. Освен това електронните фактури могат да се попълват автоматично с данни, което прави процеса още по-лесен и бърз. При толкова много предимства не е чудно, че все повече предприятия преминават към електронно фактуриране.

Традиционната система за фактуриране на хартиен носител обикновено включва разделяне на фактурите на версии "оригинал" и "копие". Оригиналната фактура се изпраща на клиента, а копието се съхранява в архива на компанията. Тази система е създадена, за да ускори въвеждането на данни, като не е необходимо да се преписва информация от оригиналната фактура. В епохата на цифровите технологии обаче няма нужда от такова разделение. Електронните копия на фактурите могат да се възпроизвеждат неограничено време без допълнителни усилия, което прави концепцията за "копие" на фактурата остаряла. По закон няма изискване електронните фактури да включват копие.

В ерата на цифровите технологии хартиените документи стават все по-ненужни. Това важи с особена сила за фактурите, които вече могат лесно да се генерират и изпращат по електронен път. Използването на електронни фактури има много предимства, включително факта, че всички фактури са еднакви и се считат за оригинални копия. Ако имате нужда от копие на дадена фактура, можете просто да я изтеглите отново от изпращача. Не е необходимо да разпечатвате хартиено копие, което лесно може да бъде изгубено или повредено. Освен това електронните фактури са по-екологични от хартиените, тъй като не изискват хартия или мастило. Като цяло електронните фактури са по-ефективен и удобен начин за управление на фактурирането и не е необходимо да се използват хартиени копия.

Заключение

Процесът на електронно фактуриране е голямо предимство за предприятията. Те не само не използват хартия, но и са по-организирани и ефективни. С електронното фактуриране фирмите могат по-лесно да проследяват информацията за своите клиенти и фактури. Те могат също така да спестят време и пари, като избегнат проблемите, свързани със закъснели, изгубени или унищожени документи. Освен това електронното фактуриране улеснява предприятията да спазват данъчните закони и разпоредби. В резултат на това електронното фактуриране е голямо предимство за предприятия от всякакъв мащаб.