Инвойс за чужбина: фактуриране на клиенти от ЕС и извън ЕС

Първата фактура към клиент в чужбина почти винаги ражда един и същ въпрос: "Да сложа ли ДДС, или не?". Отговорът зависи от три неща - къде е установен клиентът (в ЕС или извън него), дали е данъчно задължено лице (фирма) или обикновен потребител, и какво точно продавате (услуга или стока). Ако сгрешите тук, рискувате или да надплатите данък, или да получите санкция от НАП. В това ръководство ще подредим правилата за инвойс за чужбина така, че да можете да издавате коректни фактури към клиенти от ЕС и извън ЕС, без да звъните на счетоводителя при всеки нов клиент.

Материалът е насочен към собственици на малки фирми, фрийлансъри и дигитални специалисти, които работят с чуждестранни клиенти и искат сами да разбират какво пишат във фактурите си. Няма да навлизаме в екзотични казуси - фокусът е върху най-честите ситуации, които среща една българска микрофирма през 2026 г.

Първо: "чужбина" не е едно нещо

За целите на ДДС светът се дели на три зони и всяка има различни правила:

• България - вътрешните продажби, където обикновено начислявате 20% ДДС (ако сте регистрирани по ЗДДС).
• Държави членки на ЕС - тук важат правилата за вътреобщностни доставки и т.нар. обратно начисляване.
• Трети държави (извън ЕС) - САЩ, Великобритания, Швейцария, Канада и всички останали. Тук говорим за износ на стоки и услуги към трети страни.

Второто важно разграничение е кой е клиентът: B2B (продавате на друга фирма - данъчно задължено лице) или B2C (продавате на краен потребител - физическо лице). Мястото на изпълнение на доставката, а оттам и това дали дължите ДДС, се определя по различни правила за двата случая.

Фактуриране на услуги към фирма в ЕС (B2B)

Това е най-честият сценарий за българските фрийлансъри и агенции: продавате услуга (програмиране, дизайн, консултация, маркетинг, копирайтинг) на фирма от друга държава членка. Основното правило при услуги между данъчно задължени лица е, че мястото на изпълнение е там, където е установен получателят. Тоест доставката "се облага" в държавата на клиента, а не в България.

На практика това означава, че вие издавате фактура без начислен български ДДС, а клиентът сам начислява данъка в своята държава по механизма на обратното начисляване (reverse charge). Във фактурата вписвате основание за неначисляване на ДДС - обичайно текст от рода на "обратно начисляване" / "reverse charge" с посочване на приложимата разпоредба (чл. 21, ал. 2 от ЗДДС, съответно чл. 44 от Директива 2006/112/ЕО).

За да ползвате този режим коректно, трябва да са изпълнени няколко условия:

1. Клиентът е данъчно задължено лице (фирма), а не частно лице.
2. Клиентът има валиден ДДС номер, който сте проверили през системата VIES.
3. Вие сте регистрирани за ДДС цели - най-често по чл. 97а от ЗДДС, ако още нямате обща регистрация.

Какво е чл. 97а и защо ви касае

Дори да сте малка фирма без оборот за задължителна регистрация по ДДС, в момента, в който започнете да получавате или предоставяте услуги на данъчно задължени лица от ЕС, за вас възниква задължение за специална регистрация по чл. 97а от ЗДДС. Тази регистрация ви дава ДДС номер за целите на вътреобщностните услуги, но не ви прави "обикновено" регистрирано лице - тоест не начислявате 20% ДДС на българските си клиенти и нямате право на данъчен кредит за покупките си.

Важно: регистрацията по чл. 97а трябва да е налице преди първата такава доставка или получаване на услуга. Затова, ако планирате да работите с клиент от ЕС, погрижете се за регистрацията предварително, а не след като вече сте издали фактурата.

VIES - проверката, която не бива да пропускате

VIES (VAT Information Exchange System) е европейската система, чрез която проверявате дали ДДС номерът на вашия клиент е валиден и активен. Правилото е просто: няма валиден VIES номер - няма обратно начисляване. Ако клиентът не може да ви даде валиден ДДС номер, той се третира като краен потребител (B2C) и доставката се облага по други правила, което често означава, че дължите български ДДС.

Добра практика е да запазите разпечатка или екранна снимка от VIES към датата на фактурата. Така при евентуална проверка имате доказателство, че сте действали добросъвестно. Проверката отнема секунди и се прави безплатно на сайта на Европейската комисия.

Ако тепърва изграждате навици около тези проверки и документооборота, практическият курс за водене на счетоводство без счетоводител показва целия процес стъпка по стъпка - от издаване на фактурата до отразяването ѝ в дневниците и VIES декларацията.

Продажба на стоки към фирма в ЕС

При стоките логиката е сходна, но условията са малко по-строги. За да е налице освободена вътреобщностна доставка (ВОД) с нулева ставка, обичайно трябва: клиентът да е регистриран за ДДС в друга държава членка (валиден VIES номер), стоката физически да напусне България и да пристигне в другата държава, както и да разполагате с документи, доказващи транспорта (товарителници, ЧМР, потвърждение за получаване). Ако тези доказателства липсват, рискувате данъчните да откажат нулевата ставка и да ви начислят 20% ДДС върху продажбата.

Клиенти извън ЕС (трети държави)

Когато предоставяте услуга на фирма извън ЕС - например клиент в САЩ или Великобритания - мястото на изпълнение отново обикновено е при получателя, тоест извън територията на ЕС. Резултатът е, че доставката е извън обхвата на българския ДДС и издавате фактура без начислен данък. Тук няма обратно начисляване по европейския механизъм и няма VIES проверка - просто документирате, че услугата е за клиент извън ЕС. Все пак във фактурата е добре да отбележите основанието за неначисляване на ДДС.

При износ на стоки към трета държава доставката обикновено е с нулева ставка, но само ако разполагате с митнически документи, доказващи, че стоката реално е напуснала територията на ЕС. Без изрядна митническа документация нулевата ставка е под въпрос.

Задължителни реквизити на инвойса за чужбина

Независимо дали клиентът е от ЕС или извън него, фактурата трябва да съдържа набор от задължителни реквизити. Липсата на реквизит може да направи документа негоден за данъчни цели - както за вас, така и за клиента. Основните елементи са:

• Дума "фактура" и уникален пореден номер (10 цифри, без прекъсване в номерацията).
• Дата на издаване и дата на данъчното събитие, ако се различава.
• Пълни данни на вашата фирма - наименование, адрес, ЕИК и ДДС номер (с префикс BG).
• Пълни данни на клиента, включително неговия ДДС номер, когато е приложимо.
• Описание на стоката или услугата, количество и единична цена.
• Данъчна основа, ставка на ДДС (или "0%" / "не се начислява") и основание за неначисляване.
• Обща сума за плащане.

За международни фактури е практично документът да е двуезичен (български и английски), за да е разбираем и за чуждестранния клиент, и за българските данъчни органи.

Фактуриране в евро от 2026 г.

От 1 януари 2026 г. България въведе еврото като официална валута. Това опростява живота на всеки, който работи с клиенти от еврозоната - вече не се налага да превалутирате всяка сума от лева в евро. Фактурите се издават директно в евро, което елиминира част от курсовите разлики, които преди възникваха при работа с европейски клиенти.

В преходния период обаче е важно да следите изискванията за двойно обозначаване на стойности и коректното прилагане на официалния фиксиран курс при документи, обхващащи периода на прехода. Правилата и техните срокове могат да се различават според конкретната ситуация, затова при съмнение проверявайте актуалните указания. При клиенти извън еврозоната (например във валута като щатски долар или британска лира) курсовите разлики и превалутирането остават актуална тема и се отразяват счетоводно към датата на данъчното събитие.

Три чести грешки, които струват скъпо

Грешка 1: Начисляване на български ДДС на фирма от ЕС с валиден номер. Ако клиентът е с валиден VIES номер и доставката е B2B услуга, вие не начислявате ДДС. Начислите ли го по погрешка, клиентът няма да може да си го приспадне, а вие ще сте внесли данък без основание.

Грешка 2: Липса на регистрация по чл. 97а преди първата доставка. Много фрийлансъри издават първата фактура към ЕС клиент, без да имат ДДС номер, и осъзнават проблема месеци по-късно. Регистрацията трябва да предхожда доставката.

Грешка 3: Липса на VIES проверка и на документи за транспорт. При проверка НАП пита за доказателствата. Ако ги нямате, режимите с неначисляване или нулева ставка падат и данъкът се начислява допълнително, често с лихва.

Често задавани въпроси

Трябва ли да съм регистриран по ДДС, за да фактурирам на клиент в ЕС?

За услуги към данъчно задължени лица от ЕС обикновено да - необходима е поне регистрация по чл. 97а от ЗДДС, направена преди първата доставка. Тя ви дава ДДС номер за целите на вътреобщностните услуги.

Как проверявам ДДС номера на чуждестранния клиент?

През системата VIES на Европейската комисия. Въвеждате ДДС номера и държавата и системата връща дали номерът е валиден. Запазете доказателство от проверката към датата на фактурата.

Какво пиша във фактурата, когато не начислявам ДДС?

Вписвате основание за неначисляване - например "обратно начисляване / reverse charge" с посочване на приложимата разпоредба от ЗДДС и Директива 2006/112/ЕО, а при клиенти извън ЕС - че доставката е извън обхвата на ДДС.

А ако клиентът от ЕС е физическо лице без ДДС номер?

Тогава доставката е B2C и се третира по различни правила. В много случаи това означава, че дължите ДДС, а при определени услуги и продажби на стоки може да е приложим режимът OSS. Проверете конкретния случай, преди да издадете фактурата.

В коя валута издавам фактурата за чужбина?

От 2026 г. в България фактурите се издават в евро, което е удобно за клиенти от еврозоната. При клиенти извън еврозоната можете да фактурирате в чужда валута, като отразявате счетоводно курсовите разлики към датата на данъчното събитие.

Заключение

Фактурирането към чужбина изглежда сложно само докато не подредите трите въпроса: къде е клиентът, фирма ли е или потребител, и какво продавате. Оттам нататък правилата за обратно начисляване, VIES и реквизитите се превръщат в рутина. Ако искате веднъж завинаги да разберете логиката и да спрете да разчитате на някого за всяка фактура, разгледайте курса "Спри да плащаш за счетоводство" - той е създаден точно за собственици и фрийлансъри, които работят с международни клиенти и искат сами да държат документите си изрядни.

Данъчните прагове, ставки и правила се променят. Преди да предприемете конкретно действие, проверете актуалните стойности и изисквания в НАП или се консултирайте със специалист.