Най-честите счетоводни грешки, които НАП открива при проверки

Най-честите счетоводни грешки, които НАП открива при проверки – как да ги избегнете през 2026 г.

Всяка фирма, независимо от своя размер или предмет на дейност, е длъжна да спазва изискванията на българското данъчно и счетоводно законодателство. Дори когато бизнесът работи коректно, една на пръв поглед незначителна счетоводна грешка може да доведе до административна санкция, начисляване на лихви или последваща ревизия от Националната агенция за приходите (НАП).

През последните години контролът върху данъчното законодателство става все по-ефективен. Електронният обмен на информация между институциите, дигитализацията на административните услуги и автоматизираните проверки позволяват на НАП по-бързо да открива несъответствия в подадените декларации, осигурителните данни и счетоводните документи. Това означава, че пропуските, които преди са оставали незабелязани, днес могат да бъдат установени почти веднага.

Добрата новина е, че голяма част от най-често срещаните нарушения могат да бъдат предотвратени с правилна организация, навременна комуникация със счетоводителя и стриктно спазване на законовите срокове. В тази статия ще разгледаме кои са грешките, които най-често привличат вниманието на НАП, какви могат да бъдат последствията за бизнеса и какви практики ще ви помогнат да намалите риска от санкции.

Защо счетоводните грешки струват скъпо?

Много собственици на малки и средни предприятия смятат, че санкции се налагат само при умишлено укриване на данъци. На практика обаче законът предвижда административна отговорност и при нарушения, причинени от небрежност, липса на информация или организационни пропуски.

Една неправилно издадена фактура, пропуснат срок за подаване на декларация или липсващ първичен счетоводен документ могат да доведат до:

• финансови санкции;
• начисляване на законови лихви;
• непризнаване на разходи за данъчни цели;
• отказ на данъчен кредит по ЗДДС;
• възлагане на ревизия;
• допълнителни административни разходи и загуба на време.

Освен финансовото отражение, подобни ситуации често затрудняват ежедневната работа на фирмата. Управителят трябва да отделя време за подготовка на документи, комуникация с институциите и съдействие при проверки, вместо да се концентрира върху развитието на бизнеса.

Какво проверява НАП най-често?

При извършване на проверка или ревизия служителите на НАП анализират цялостната финансова документация на предприятието. В зависимост от предмета на дейност и конкретния повод за проверката могат да бъдат изискани различни документи и справки.

Най-често се проверяват:

• първичните счетоводни документи;
• дневниците и справките по ЗДДС;
• годишните финансови отчети;
• подадените данъчни декларации;
• осигурителните декларации;
• трудовите договори и ведомостите за заплати;
• касовата наличност;
• банковите извлечения;
• договорите с клиенти и доставчици;
• документите за командировки, представителни разходи и служебни автомобили.

Основната цел е да се установи дали всички стопански операции са реално извършени, правилно документирани и коректно отразени в счетоводството.

Грешка №1: Закъснение при подаване на декларации

Една от най-разпространените причини за санкции е неспазването на сроковете за подаване на задължителните декларации.

Независимо дали става въпрос за декларации по ЗДДС, ЗДДФЛ, ЗКПО или осигурителни декларации, всяко закъснение може да доведе до административно наказание. В някои случаи към санкцията се добавят и законови лихви върху просрочените задължения.

Подобни ситуации често възникват не защото счетоводителят не познава закона, а защото документите се предоставят със закъснение. Например фактури, банкови извлечения или касови документи достигат до счетоводството дни преди крайния срок, което увеличава вероятността от пропуски.

Как да избегнете проблема?

Най-добрата практика е да въведете фиксиран вътрешен срок за предоставяне на всички документи – например до пето число на следващия месец. Това дава достатъчно време за обработка, проверка и подаване на необходимите декларации.

Грешка №2: Липсващи или неправилно оформени счетоводни документи

Всеки приход и всеки разход трябва да бъдат подкрепени с документ, който отговаря на изискванията на Закона за счетоводството.

На практика именно тук се допускат едни от най-много грешки.

Често срещани примери са:

• фактури с непълни реквизити;
• липсващи договори за извършени услуги;
• липса на приемо-предавателни протоколи;
• касови бележки, които не могат да бъдат разчетени;
• документи с различни стойности;
• липсващи подписи, когато такива са необходими.

Когато не може да бъде доказана реалността на една стопанска операция, съответният разход може да бъде непризнат за данъчни цели. Това увеличава облагаемата печалба и води до допълнително начисляване на корпоративен данък.

Освен това при сделки с по-висока стойност НАП често проверява дали документите съответстват на извършените плащания и банковите операции.

Грешка №3: Неправилно начисляване и отчитане на ДДС

Данъкът върху добавената стойност е една от областите, в които най-често се допускат счетоводни грешки. Причината е, че законодателството е динамично, а различните видове доставки подлежат на специфични правила за облагане.

Дори малка неточност може да доведе до отказ на данъчен кредит, начисляване на допълнителен ДДС или административна санкция. При проверка НАП обръща особено внимание на дневниците за покупки и продажби, справките-декларации, както и на документите, които доказват правото на приспадане на данъчен кредит.

Сред най-често срещаните грешки са:

• неправилно начислен ДДС;
• пропуск при начисляване на данъка;
• включване на фактура в грешен данъчен период;
• неправомерно ползване на данъчен кредит;
• неправилно документирани вътреобщностни доставки;
• липсващи документи при международни сделки.

Например, ако фирмата приспадне данъчен кредит по фактура за разход, който няма отношение към икономическата ѝ дейност, НАП може да откаже признаването му и да начисли допълнителни задължения заедно със законната лихва.

Как да намалите риска?

Преди всяко подаване на справката-декларация по ЗДДС е препоръчително да се направи вътрешна проверка на всички покупки и продажби. Особено внимание трябва да се обръща на сделки с чуждестранни контрагенти, авансови плащания и кредитни известия.

Грешка №4: Неправилно признаване на фирмени разходи

Една от най-честите причини за корекции при данъчни проверки е неправилното отчитане на разходите. Не всеки разход, направен от фирмата, автоматично се признава за данъчни цели.

За да бъде признат, той трябва да бъде:

• свързан с дейността на предприятието;
• документално обоснован;
• правилно осчетоводен;
• извършен съгласно приложимото законодателство.

В практиката често се срещат случаи, при които чрез фирмата се закупуват стоки или услуги за лични нужди на собствениците. Подобни разходи могат да бъдат преквалифицирани при проверка и да доведат до начисляване на допълнителни данъци.

Особено внимание НАП обръща на:

• разходите за автомобили;
• представителните разходи;
• разходите за командировки;
• разходите за мобилни телефони;
• разходите за гориво;
• консултантските услуги;
• рекламните разходи.

Практически пример

Фирма закупува лаптоп на името на дружеството, но той се използва изцяло за лични цели от собственика. Ако при проверка липсват доказателства, че активът служи за стопанската дейност, съществува риск разходът да не бъде признат.

Грешка №5: Пропуски при осигуряването на служители и самоосигуряващи се лица

Осигурителното законодателство също е сред областите, в които често възникват нарушения. Дори малка техническа грешка може да създаде сериозни проблеми както за работодателя, така и за служителите.

Най-разпространените пропуски включват:

• неподадени или коригирани осигурителни декларации;
• неправилно определен осигурителен доход;
• забавено внасяне на осигурителни вноски;
• неправилно изчислени възнаграждения;
• неподаване на уведомления при назначаване или прекратяване на трудови договори.

Подобни нарушения могат да доведат както до санкции, така и до бъдещи проблеми при пенсиониране или ползване на социални права от служителите.

Какво е важно?

Работодателят трябва своевременно да уведомява счетоводителя за всяка промяна:

• новоназначени служители;
• прекратени договори;
• промяна на работното време;
• болнични листове;
• неплатен отпуск;
• промени във възнагражденията.

Колкото по-бързо информацията достигне до счетоводството, толкова по-малък е рискът от грешки.

Грешка №6: Разминаване между касовата наличност и счетоводните данни

При проверки НАП често извършва съпоставка между наличните парични средства и счетоводните записи.

Ако в касата има повече или по-малко средства от отчетените, възникват въпроси относно произхода на парите и начина, по който са осчетоводени.

Най-честите причини за подобни разминавания са:

• неиздадени касови бележки;
• неприключени авансови отчети;
• неправилно осчетоводени разходи;
• плащания без необходимите документи;
• липса на касова дисциплина.

Макар че на пръв поглед подобни разлики изглеждат незначителни, при системно установяване могат да бъдат основание за по-задълбочена ревизия.

Добра практика

Редовното извършване на касова инвентаризация и съпоставянето на счетоводните данни с реалната наличност значително намаляват риска от подобни несъответствия.

Контролен списък за избягване на счетоводни грешки

Следният списък може да служи като ориентир за всяка фирма:

✔ Всички фактури са издадени и получени навреме.

✔ Подадени са всички данъчни и осигурителни декларации в законовите срокове.

✔ Банковите извлечения съответстват на счетоводните записи.

✔ Касовата наличност е проверена и съответства на отчетената.

✔ Всички разходи са документално обосновани.

✔ Документите са архивирани и лесно достъпни.

✔ Промените в трудовите правоотношения са своевременно отразени.

✔ Данните по ЗДДС са проверени преди подаване на справката-декларация.

✔ Проведен е вътрешен преглед на счетоводството поне веднъж месечно.

Дори изпълнението на тези няколко стъпки може значително да намали риска от установяване на нарушения при проверка.

Счетоводните грешки невинаги са резултат от умишлено нарушение на закона. В повечето случаи те възникват поради пропуски в организацията на работа, липса на навременна информация или непознаване на нормативните изисквания. Независимо от причината, последствията могат да бъдат сериозни – финансови санкции, допълнителни данъчни задължения, начисляване на лихви и продължителни проверки от страна на НАП.

Добре организираното счетоводство е не просто административно задължение, а важен инструмент за стабилното управление на бизнеса. Редовната комуникация между управителя и счетоводителя, навременното предоставяне на документи и спазването на законовите срокове значително намаляват риска от нарушения и създават спокойствие при евентуална проверка.

Инвестицията в качествено счетоводно обслужване и вътрешен контрол често спестява значително повече средства, отколкото струва. Предотвратяването на една грешка е почти винаги по-лесно и по-евтино от нейното последващо отстраняване.